Proceso de Elección de un Oficial de la Junta de la IAABC

La elección anual de oficiales se realiza en la primera reunión de la Junta recién elegida. Mientras que el periodo de los miembros de la Junta es de dos años, los oficiales tienen un periodo de un año. Hay, por lo tanto, elección de oficiales todos los años.

Los miembros recién elegidos de la Junta no pueden saber las habilidades de quien está compitiendo por una posición de cargo oficial ya que esta es su primera reunión como miembros de la Junta, y ellos mismos podrían estar buscando una posición de oficial, sin que ninguno de los miembros del equipo sepa de sus habilidades.

Tenemos una Junta de camaradas y es colaborativa. Para poder mantener la camaradería colaborativa mientras asesoramos de forma adecuada la idoneidad para los puestos de oficiales, basados en el grupo disponible de candidatos, se debe seguir un proceso que le permita a cada miembro de la Junta entender mejor las habilidades e intenciones de un candidato a oficial. Esto no es sencillo, y debe siempre hacerse con cuidado y considerando las ambiciones individuales, deseos e idoneidad propia.

El siguiente es el proceso seguido para elegir oficiales para la Junta de la IAABC:

  1. Periodo de Mandato de los Oficiales
  1. El periodo del mandato de los miembros de la Junta es de dos años.
  2. El periodo del mandato de los oficiales es de un año.
  3. La elección de los oficiales es realizada como primera orden del día en la primera reunión de la Junta cuando se ha elegido a los nuevos miembros de la Junta.
  4. Los oficiales que se eligen cada año son:
    1. Presidente
    2. Vicepresidente
    3. Secretario
    4. Tesorero
  1. Declaración de Intenciones
  1. Al menos una semana antes de la primera reunión de la Junta, aquellos que desean postular a las posiciones de oficiales envían una declaración de intenciones escrita al Director Ejecutivo, para ser compartida con todos miembros nuevos y los ya electos de la Junta. Estas cartas se guardan con la información de la elección del año como registro corporativo.
  2. La declaración indica qué experiencia tiene el candidato y por qué cree ser el mejor candidato para el trabajo. La declaración también indica qué otras posiciones oficiales el candidato podría ser capaz de tener.
  3. Esto se aplica a todos los miembros de la Junta que busquen posiciones, incluyendo a los miembros recién electos, miembros elegidos anteriormente y miembros que ya estén en la posición oficial deseada.
  1. Reunión para la Elección de los Oficiales
  1. El Director Ejecutivo preside la parte inicial de la reunión para elegir los cargos oficiales de la Junta.
  2. La Junta recién elegida discute las opciones para los candidatos, la idoneidad de cada uno y cualquier preocupación o apoyo que quieran expresar.
  3. Se realizan las nominaciones para cada cargo oficial, incluyendo la auto nominación, siendo apoyada por otro miembro de la Junta. Si nadie apoyara la moción, el nominado no será elegible.
  4. El Director Ejecutivo registra la votación en las minutas.
  5. Un candidato que no sea escogido para un cargo puede ser nominado para el siguiente cargo por cualquier miembro de la Junta o por el Director Ejecutivo. Se debe secundar, seguido de un voto. El nominado debe estar dispuesto a ocupar ese cargo. Los cargos no pueden ser impuestos a los miembros de la Junta.
  6. Una vez que los cargos oficiales han sido seleccionados, el Presidente dirigirá lo que queda de la reunión.
  7. El voto previo y el voto a través de un poder no están permitidos para la elección de cargos oficiales u otros temas relacionados con la Junta de la IAABC.
  1. Nombramiento de cargos oficiales
  1. En el caso de que no todas las posiciones de cargos oficiales sean adjudicadas, el Presidente nombrará a un oficial entre los directores de la Junta hasta que se encuentre otro voluntario.
  2. En caso de no poderse adjudicar la posición de presidente, el Director Ejecutivo nombrará un Presidente interino hasta que se encuentre otro voluntario.

Descripción de Trabajo de un Cargo Oficial de la Junta

Descripción del Trabajo de Presidente:

Responsabilidades Generales

  • El Presidente es responsable de asegurarse que la Junta Directiva conozca y cumpla con sus responsabilidades de gobierno ante la IAABC, cumpla con las leyes y estatutos aplicables, realice los negocios de la junta de forma efectiva y eficiente y sean responsables de su desempeño.
  • Para poder cumplir con estas responsabilidades, estando sujeto a los estatutos de la IAABC, el Presidente es quien dirige las reuniones, propone políticas y procedimientos en conjunto con el Director Ejecutivo, guía a la Junta en el desarrollo de procedimientos y políticas, forma parte de diferentes comités, monitorea el desempeño de directores y oficiales.
  • Envía diferentes reportes a la Junta y a los miembros.
  • Se mantiene al tanto de las acciones y actividades de comités, y realiza otras labores a medida que se requiera y/o sea definido por los estatutos para asistir proyectos o tareas de la IAABC en curso.

Responsabilidad individual

  • El Presidente es responsable ante la Junta Directiva, como se especifica en los estatutos.
  • El presidente puede delegar labores específicas a miembros de la Junta y/o a miembros de los comités, según sea apropiado.
  • El presidente se asegura que la agenda esté planificada e informada para las reuniones de la Junta.
  • El presidente es quien dirige las reuniones de la Junta Directiva. En este rol, el Presidente lleva las reuniones de acuerdo a las “Reglas de orden de Robert, nueva revisión”, a fin de alentar a los miembros a participar en las discusiones y tomar decisiones en una forma democrática, ordenada y que esté dentro de los plazos. En las juntas que operan con un comité ejecutivo, el Presidente realiza las labores mencionadas anteriormente para el comité ejecutivo.

Relaciones Profesionales

  • El Presidente se asegura de que la organización mantenga relaciones positivas y productivas con la prensa, donantes, y otras organizaciones. En este rol, el Presidente sirve como vocero clave de la organización. Los deberes pueden incluir representar a la organización frente a la prensa, representar a la organización en entidades y comités gubernamentales o no gubernamentales, e informando de forma oportuna y apropiada sobre decisiones y acciones de la Junta a los miembros. En este aspecto, es imperativo que el Presidente entienda todos los programas de la organización, lo que implican en el mercado, y qué programas complementarios o competitivos están en vigencia.

Oficial Firmante

  • El Presidente tiene privilegios y permisos de firma en caso de que el Director Ejecutivo no esté disponible para hacerlo. El Presidente puede firmar correspondencia, postulaciones, reportes, contratos y otros documentos, autorizado por la Junta en ausencia del Director Ejecutivo, de acuerdo con los estatutos para poder supervisar los negocios y operaciones de la IAABC. Se debe tener mucho cuidado para que ningún documento sea firmado por el Presidente sin el conocimiento, en su totalidad si fuera posible, del Director Ejecutivo para evitar repeticiones inadvertidas en servicios o contratos que ya se encuentren en negociación con el Director Ejecutivo.

Desarrollo de la Junta

  • El Presidente se asegura, junto al Director Ejecutivo, que existan estructuras y procedimientos para reclutamiento efectivo, entrenamiento y evaluación de los miembros de la Junta.

Recaudación de Fondos

  • El Presidente se asegura de que existan estructuras y procedimientos para asegurar los recursos requeridos por la organización.
  • Esto puede requerir que el Presidente tenga un rol de liderazgo en las campañas de Recaudación de Fondos.

Descripción del trabajo de Vicepresidente:

El Vicepresidente sirve como Titular de la Junta en la ausencia del Presidente, y maneja todos los deberes del Presidente en el caso de estar durante un lapso interino en el cargo del Presidente, o si el Presidente no esté disponible para cumplir sus deberes.

  • La oficina del Vicepresidente sirve como "propietario" de todas las listas de discusión de IAABC y los grupos y cuentas de redes sociales bajo la dirección de correo electrónico vicepresident@iaabc.org.
  • El Vicepresidente asiste en realizar limpieza y manejo de suscripciones y en otras ocasiones cuando el Director de Comunicaciones necesite asistencia.
  • Puede que se requiera que el Vicepresidente sirva como enlace de comité hacia la Junta Directiva, en caso que el Presidente no esté disponible o como apoyo adicional al Presidente.

Descripción del trabajo de Tesorero:

  • El Tesorero es responsable de realizar un seguimiento de las finanzas de la organización, trabajando en conjunto con el Director Ejecutivo y el Contable. El Contable trabaja con el Contador para nuestras auditorías anuales y declaración de impuestos.
  • El Tesorero se reúne con el Director Ejecutivo y/o Presidente y el Contable para determinar el presupuesto anual, hacer proyecciones y tener pleno conocimiento de los gastos y entradas de la organización.
  • El Tesorero conduce una revisión trimestral de la contabilidad de la organización con el Contable y le solicita reportes mensuales para presentar a la Junta en su siguiente reunión.
  • El Tesorero no realiza pagos, reembolsos o depósitos a menos que sea específicamente solicitado por la Junta o el Director Ejecutivo. Todas las entradas y salidas de dinero se realizan a través del Contable.
  • El Presidente y/o Director Ejecutivo, con la mayoría de los votos de la Junta, pueden asignar todos los deberes antes mencionados a un Contable del personal. El Tesorero de la Junta entonces actuará como enlace entre la Junta y el Contable, y entregará reportes mensuales a la Junta respecto de todas las cuentas, fondos y valores corporativos.

Descripción del trabajo de Secretario:

Responsabilidades Generales:

  • Se requiere por ley y por costumbre que las organizaciones mantengan ciertas actas para varios propósitos, que incluyen:
    • recolección precisa de decisiones;
    • registro exacto de votos y medidas;
    • determinación de la elegibilidad para votar;
    • continuidad de políticas y prácticas; y
    • responsabilidad de directores y oficiales.
  • El Secretario es responsable de asegurarse de que exista documentación exacta y suficiente para cumplir con los requerimientos legales, y para permitir que personas autorizadas determinen cuándo, cómo, y por quién fueron llevados a cabo los asuntos de la Junta. Para cumplir con estas responsabilidades y permanecer sujetos a los estatutos de la organización, el Secretario lleva minuta de las reuniones, se asegura de su exactitud y disponibilidad, mantiene acuerdos y registros de los miembros en el Libro de Políticas, cumple con cualquier otro requerimiento de un Director y un Oficial, y realiza otras tareas, según sea la necesidad y/o sea definido por los estatutos (ver nota 1).

Responsabilidad

  • El secretario es responsable para con la Junta Directiva. A través de la Junta Directiva, ciertos deberes del Secretario pueden ser delegados al Director Ejecutivo, miembros de la Junta y/o comités a medida de lo apropiado. Sin embargo, la responsabilidad de tales deberes sigue siendo del Secretario.

Deberes Especiales:

Minutas

  • El Secretario es responsable por asegurarse que las sean tomen minutas exactas de las reuniones y sean aprobadas. Los requerimientos de las minutas pueden variar con la jurisdicción, pero debieran incluir como mínimo:
    • Fecha, hora, ubicación de la reunión;
    • Una lista de los presentes y ausentes;
    • Una lista de los temas discutidos;
    • Una lista de los reportes presentados;
    • Un texto de mociones presentadas y una descripción de su disposición.

Custodio de registros

  • El Secretario se asegura de que los registros de la organización sean mantenidos como es requerido por la ley y estén disponibles cuando sea requerido por personas autorizadas. Estos registros pueden incluir documentos de la fundación (ej., cartas de patente, artículos de incorporación), listas de directores, periodos mandato de la junta, minutas de reuniones de comités, y otros registros oficiales.

Estatutos

  • El Secretario se asegura de que los cambios y actualizaciones a los estatutos sean registrados de forma apropiada dentro del libro de la Junta, y que todas las enmiendas sean fechadas y marcadas en gris para reflejar los cambios.

Reuniones

  • El Secretario participa en las reuniones de la Junta como un miembro con poder de voto. El Secretario toma minutas de las reuniones como está descrito más arriba.

Nota 1: Las minutas debieran tener información suficiente para ayudar a los directores ausentes y a los miembros a entender qué temas fueron discutidos y qué decisiones se tomaron. Las minutas no deben ser reportes palabra por palabra, ni se debe incluir material sensible en las minutas públicas.


6-26-19